Un procedimiento de gestión documental diseñado para la gestión administrativa universitaria : caso de estudio Dirección General de Liquidación de Haberes de la UNNE

Abstract

En la actualidad, la información es el activo intangible más importante que dispone la gestión administrativa de la universidad. El incremento de información que deriva en la producción de conocimiento, se caracteriza por la dispersión, la duplicación y el cúmulo documental que requiere el espacio físico adecuado para su almacenamiento. Lo expuesto se refleja en inconvenientes en el control, la organización y la búsqueda de los documentos almacenados para gestionar la información. Los repositorios de documentos digitales administrativos permiten a la universidad gestionar la información de manera electrónica en un determinado formato. El Trabajo Final de Maestría describe una propuesta metodológica para abordar la Gestión del Conocimiento orientada a transformar el concomiendo tácito y explícito en explicito, asociado a los procesos de liquidación de haberes de la Universidad Nacional del Nordeste, en donde intervienen las áreas de personal de las Unidades Académicas e Institutos y la Dirección General de Liquidación de Haberes. Esta transformación se consideró como un mecanismo de acción para el análisis de la información física o digital producida en las distintas áreas que integran un circuito administrativo, con la finalidad de mejorar la captura, almacenamiento y procesamiento, orientada a la toma de decisiones organizacionales. Esta propuesta metodológica guió la definición de un procedimiento genérico, un procedimiento de gestión documental para la digitalización y un repositorio administrativo integrado con los sistemas informáticos existentes SD-DGLH y SIU Mapuche. Se definieron métricas, como indicadores cuantitativos de su implementación. La definición del procedimiento, se fundamentó en un diagnóstico de las áreas que integran el circuito administrativo de liquidación de haberes, mediante encuestas, entrevistas y cuestionarios, cuyos resultados evidenciaron cómo proceder con los respaldos de documentos físicos y digitales en la gestión universitaria. Los estándares: ISO 9001:2015, ISO 10013, BPMN, ONTI y la Ley 25.326 se integraron para diseñar el procedimiento de digitalización y la implementación del repositorio, garantizando la seguridad y confidencialidad de los datos personales. El repositorio se construyó con la herramienta Nuxeo, avalada desde el consorcio SIU. A fines de validación, el procedimiento de gestión documental se particularizó para el caso de estudio, y se integró el repositorio de documentos digitales administrativos con la interfaz web del sistema SD-DGLH, herramientas que permitieron almacenar, recuperar y preservar la documentación administrativa. En referencia a la validación de esta innovadora propuesta se destaca la implementación del procedimiento desde el año 2019, el incremento constante en la digitalización de los documentos desde los distintos sectores que aportan con datos de haberes, las capacitaciones –estrategias de socialización- en el ámbito de la UNNE, y una propuesta de transferencia de conocimiento al ámbito universitario. Estos logros indican que el procedimiento diseñado en el marco de este Trabajo Final de Maestría es viable, dada su implementación centralizada en la Dirección General de Liquidación de Haberes de la UNNE. Lo expuesto demuestra la factibilidad de la generación de información oportuna y de calidad, garantizando que los documentos digitales se apliquen en nuevos requerimientos, orienten la toma de decisiones en contextos administrativos universitarios, apoyen procesos de gestión de conocimiento y representen la transformación del conocimiento.

At present, information is the most important intangible asset available to the administrative management of the university. The increase in information that results in the production of knowledge is characterized by dispersion, duplication and the accumulation of documents that require adequate physical space for storage. The foregoing is reflected in inconveniences in the control, organization and search of the stored documents to manage the information. The repositories of administrative digital documents allow the university to manage information electronically in a specific format. The Final Master's work describes a methodological proposal to address Knowledge Management aimed at transforming the tacit and explicit agreement into explicit, associated with the processes of liquidation of assets of the National University of the Northeast, where the personnel areas of the Academic Units and Institutes and the General Directorate for Settlement of Assets. This transformation was considered as a mechanism of action for the analysis of the physical or digital information produced in the different areas that make up an administrative circuit, in order to improve the capture, storage and processing, aimed at organizational decision making. This methodological proposal guided the definition of a generic procedure, a document management procedure for digitization and an administrative repository integrated with the existing SD-DGLH and SIU Mapuche computer systems. Metrics were defined as quantitative indicators of its implementation. The definition of the procedure was based on a diagnosis of the areas that make up the administrative circuit for the settlement of assets, through surveys, interviews and questionnaires, the results of which showed how to proceed with the backup of physical and digital documents in university management. The standards: ISO 9001: 2015, ISO 10013, BPMN, ONTI and Law 25,326 were integrated to design the digitization procedure and the implementation of the repository, guaranteeing the security and confidentiality of personal data. The repository was built with the Nuxeo tool, endorsed by the SIU consortium. For validation purposes, the document management procedure was customized for the case study, and the repository of administrative digital documents was integrated with the web interface of the SD-DGLH system, tools that allowed the administrative documentation to be stored, retrieved and preserved. In reference to the validation of this innovative proposal, the implementation of the procedure since 2019 stands out, the constant increase in the digitization of documents from the different sectors that provide data on assets, training -socialization strategies- in the field of the UNNE, and a proposal for the transfer of knowledge to the university environment. These achievements indicate that the procedure designed within the framework of this Final Master's work is viable, given its centralized implementation in the General Directorate for Settlement of Assets of the UNNE. The foregoing demonstrates the feasibility of generating timely and quality information, ensuring that digital documents are applied in new requirements, guide decision-making in university administrative contexts, support knowledge management processes and represent the transformation of knowledge.